النموذج المقترح للتأهيل والتدريب في مجال العلاقات العامة

 

       لم تعد الدراسات الإعلامية قاصرة على مجرد مناهج نظرية حول فلسفة الإعلام وأنظمته المختلفة. ولكن أصبحت تواكبها تدريبات عملية يستطيع الدارس من خلالها التنسيق وترجمة معلوماته النظرية إلى واقع عملي وبرامجي ملموس (1).

وبهذا يعتبر التدريب واحدًا من أهم الأساليب التي يمكن أن تستخدم بنجاح في مجال العلاقات العامة لتوفير النوعيات المؤهلة علميًا، والمقدرة مهنيًا من الأفراد للقيام بمسئولياتهم الفنية والتخصصية والإدارية على مختلف المستويات (2).

لذا فإن ممارس العلاقات العامة في حاجة ماسة إلى الانخراط في برامج تدريبية متخصصة في هذا المجال ترشدهم إلى الأداء الصحيح وتجعلهم قادرين علي التعامل واكتساب الخبرات وبدقة بالغة.

وقد أكد خالد محمد أحمد المدير العام ورئيس التحرير التنفيذي لمؤسسة "البيان" للصحافة والطباعة والنشر أهمية الدورات التدريبية التي تنظمها "البيان" مشيرًا إلى أن عمل العلاقات العامة يحتاج إلى مهارات فردية ولكن بالعلم والدورات يمكن أن ترسخ تلك المهارات وتنميها  (3).

 وترى الدراسة أن تطوير التدريب العملي في العلاقات العامة يجب أن يتضمن ما يلي:

1- لابد أن يكون التدريب العملي  للعلاقات العامة محل اهتمام الإدارة العليا ورئيس أو مدير إدارة العلاقات العامة، ويقدر ما للتدريب من دور وحيوية بالنسبة لممارس العلاقات العامة ويضع لها الميزانيات ويضعها في أذهانه في المقام الأول والأخير.

2- توفير الكوادر المشرفة على التدريب من حيث المستوى والعدد ونوعيه التخصص والعمل على رفع مستواها بصفة دورية.

3-  تنظيم الدورات التدريبية المفيدة والمتخصصة في طبيعة ومجال عمل العلاقات العامة وأن تكون هذه الدورات:

1. مخططة    2. مدروسة      3. في إمكانات المبحوثين     4. المدة الزمنية محددة ومعروفة.

4- أهمية التنسيق بين الاتحادات والنقابات العالمية والمحلية وربطها بمجال العلاقات العامة وإعداد دورات تدريبية وتثقيفية توفر للممارسين وتمنحها شهادات معترفة بها عالميًا.

5-  أن ترتبط تلك الدورات التدريبية بالحوافز والترقيات في عمل العلاقات العامة وأن توضع شريطة من أخلاقيات وأصول المهنة.

6- أن تنظيم المعاهد والجامعات المصرية دبلومة في العلاقات العامة تصقلها بالتأهل العلمي بجانب الخبرة والتدريب والتثقيف الأخلاقي للعمل في مهنة العلاقات العامة وأن تمنح الممارس شهادة معترف بها تفضله عن غيره في عمل العلاقات العامة (4)

7- تقويم نتائج التدريب والدورات وبرامج التدريب من حين لأخر وعمل استمارات استبيان للممارسين والتعرف على طبيعة هذه الدورات وما يريد الجمهور معرفته ومدى أهمية هذه الدورات بالنسبة لهم أم لا.

 

أهم الدورات التدريبية التي يجب أن يحصل عليها ممارسين العلاقات العامة :

 هناك دورات تدريبية مفيدة يجب أن يحصل عليها ممارس العلاقات العامة حتى يستطيعوا أن يؤدوا دورهم بأحسن وجه. ولعل هناك عدة دورات مفيدة وهامة أجمعت دراسات عديدة على أنها مفيدة وأن العاملين في جهاز العلاقات العامة بها أجمعوا على أهمية هذه الدورات وعلى الدور الحيوي والاستفادة التي استفادوها من عملهم ومن خلال حضورهم لهذه  الدورات (5) , ولعل أهمها:

·         دورات في الإعلام والاتصال.

·         دورات في الفوتوغرافيا وفي كتابة التقارير، وفي النشاط الثقافي والإعلامي والاجتماعي.

·         دورات في إدارة الفنادق وفن الاستقبال والضيافة واحترام المواعيد وضبط النفس.

·         دورات تدريبية داخلية في إدارة شئون العلاقات العامة.

·         دورات في التخطيط العلمي لبرامج العلاقات العامة.

·         دورات في التنفيذ والاتصال.

·         دورات في تقويم أنشطة العلاقات العامة.

·         دورة تدريب أخصائي علاقات عامة.

·         دورة في الكمبيوتر وكافة النوافذ Windows ، والبريد الالكتروني E-Mail ودورة أكسل Excel .

·         دورة في مبادئ الإشراف وفي إدارة الوقت وفي العلاقات السلوكية بين الموظفين ودورة عن إدارة الاجتماعيات, ودورة عن إدارة الحكم المحلي.

·         كذلك دورة في فن التعامل مع الآخرين عبر الاتصال المواجهي.

·         دورة في مهارات العرض والإلقاء.

·         دورة في قياسات الرأي العام.

·         دورة حول أخلاقيات المهنة.

·         دورات في التعرف على مواثيق الشرف وضوابطها.

·         دورات حول استخدام تكنولوجيا الاتصال في ممارسة العلاقات العامة .

·         دورات في العلاقات العامة والدبلوماسية .

 

الجهات التي تتناول الإشراف على الدورات التدريبية:

 1. جمعيات العلاقات العامة :  ومن بينها جمعية العلاقات العامة العربية :

حيث تعتبر جمعية العلاقات العامة العربية هي أكبر جمعية للعلاقات العامة في الوطن العربي فهي من أهم الجهات التي تتولى تنظيم دورات تدريبية لممارسي العلاقات العامة, ويجب أن تكون هذه الدورات منتظمةً, وأن من يقوم بها يجب أن يضع لها التخطيط الجيد والوقت المناسب, والأسلوب الجيد في الأداء.وكذلك هناك جمعيات عربية عديدة بالكويت والسعودية والإمارات والسودان وغيرها .

2. الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة:

وهذا الجهاز يعد من أهم الأجهزة بالدولة لما لـه  من دور مهم وحيوي في هذا الأمر

هذا بالإضافة إلى أن هناك أكثر من جهة لعل أهمها الجامعات المصرية بشكل عام بما فيها أقسام العلاقات العامة وكليات التجارة, كذلك أيضًا بما فيهم نقابة الصحفيين.

 وبناءً على ما سبق يقدم الباحث في السطور الآتية رؤيةً مقترحةً لمقومات تأهيل ممارسي العلاقات العامة وتدريبهم. وقد اعتمد الباحث في هذه الرؤية على دراسات متنوعة  أفادته في تصوره لبرنامج تدريبي لممارسي العلاقات العامة (6).

وقد اعتمدت الرؤية المقترحة على مقومات أساسية تدور حولها عملية التدريب المقترح, ولعل هذه المقومات ما يأتي:

• هيكل نظام التدريب
• أهداف التدريب
•  محتوى البرنامج التدريبي.
•  أساليب التدريب.
•  تنفيذ البرنامج التدريبي.
• تقييم التدريب.

وسوف يعرض الباحث لهذه الخطوات بأمثلة تطبيقية على النحو الآتي:

أولاً- هيكل نظام التدريب:

يجب أن تتولى عملية التدريب لجنة علمية أو مجلس إدارة يضم مجموعةً من الخبراء والأساتذة الأكاديميين والممارسين للعمل الإعلامي بشكل عام, وممارسة العلاقات العامة بشكل خاص, وتتولى هذه اللجنة أو مجلس الإدارة مسئولية رسم السياسة التدريبية للمنظمة التي تمثل الإطار العام الذي يحدد النشاط التدريبي وأبعاده ومستوياته, ويضع الخطوط العريضة لمساه وحدوده وغاياته.

ويجب أن يكون مدير عام منظمة التدريب أحد أعضاء مجلس الإدارة للجهة المنظمة للتدريب للعلاقات العامة حتى يستطيع تحقيق الأهداف وإنجازها, ويعي تمامًا الخطوات المقررة لنجاح الدورة, ويستطيع أن يقيم أثناء تنفيذه ومباشرته لعملية التدريب بعض مزايا النجاح والفشل في عمل وأهداف الدورة, مما يقدم بشأنها تقريرًا دوريًا إلى مجلس الإدارة للتقييم.

ويجب أن تضم منظمة التدريب مجموعةً من الوحدات أو الإدارات أو الأقسام التي تتولى التدريب في أحد المجالات الإعلامية الآتية: تكنولوجيا الاتصال والمعلومات- التعامل مع الآخرين- إدارة الاجتماعات- إدارة الفنادق- فن الاستقبال واحترام المواعيد- العلاقات السلوكية بين الموظفين- أخلاقيات المهنة- فنون الصحافة.

كذلك يجب أن يكرس للعملية التدريبية الوقت والجهد والمال اللازمين لإنجاح البرنامج التدريبي واضعين القائمين عليها أن هذا العمل ليس بالأمر السهل, وأنه دور مهم ومؤثر يجب عدم الاستهانة به.

كذلك يجب على من يقوم بهذه العملية أن يضع لها الخطوط والأهداف المحددة الواضحة, وأن يعرف طبيعة هذه الدورات وأهميتها وماذا تود تحقيقه.

 ثانيًا- أهداف البرنامج التدريبي:

دراسة الاحتياجات التدريبية لمؤسسات العلاقة العامة وممارسيها.

التعرف على طبيعة الدورات التدريبية الناجحة وتطبيقها بأسلوب علمي على الممارسين.

تخطيط برامج التدريب الخاصة بمختلف فنون العلاقات العامة وتنفيذها, وتطوير الأداء المهني للعاملين في المؤسسات المختلفة في مجال العلاقات العامة.

تنظيم الندوات والحلقات النقاشية حول القضايا ذات العلاقة بمهنة العلاقات العامة وممارسيها.

تنمية الموارد البشرية الحالية من خلال برامج تدريبية متخصصة تغطي كافة مجالات العمل الإعلامي ومجال العلاقات العامة وتسعى للارتقاء بمعدلات الأداء وجودة العمل للعلاقات العامة.

إعطاء صورة صادقة عن طبيعة عمل العلاقات العامة ورسالتها من خلال حرص المنظمات على إعطاء دورات تدريبية لممارسيها هدفها تطوير الأداء والارتقاء بمستوى المهمة محليًا وعالميًا.

 ثالثًا- محتوى البرنامج التدريبي:

يراعى في محتوى البرنامج الجوانب الآتية:

•  أن يعبر عن احتياجات حقيقية   للمتدربين, ويستكمل جوانب النقص.
• أن يتعامل مع الواقع, ويسعى إلى   تفسيره للأفضل.
•  الحرص على المزج بين المعلومات   النظرية والتطبيقات العملية في الميدان.
• أن يتناسب المحتوى مع قدرات ومهارات   ومستوى معرفة المتدربين من خلال تخصيص دورات عامة لذوي الخبرة المحدودة وأخرى   لمستوى الخبرة, وثالثة للقيادات فضلاً عن عقد دورات تنشيطية قصيرة للإطلاع على كل جديد ومستحدث.
•  أن تكون مجالات الدورات التدريبية  سهلةً وبسيطةً ومحددةً, وأن تكون في صميم عمل ممارس العلاقات العامة بعيدةً عن   التكلف والنمطية.
•  يجب أن تعالج الدورات نقصًا معينًا,   أو تضيف فنًّا جديدًا أو مهارةً جديدةً تفيده أثناء عمله وليست عملاً مكررًا لا   جدوى منه.

رابعًا- أساليب التدريب:

تتنوع أساليب التدريب لتشمل: المحاضرات- المناقشات- الندوات- المؤتمرات- دراسة الحالات- ورش العمل Work Shop – تمثيل الأدوار- التدريب في الميدان Field Training أو التدريب داخل العمل. وكذلك تستخدم المعينات من صور, وخرائط, ورسوم وأفلام وشرائح وغيرها.

وعلى الرغم من تحديد أساليب التدريب التي يمكن استخدامها في مجال التدريب إلا أنه من المؤكد أن هذه الأساليب لا يمكن استخدامها كبديل لبعضها بحيث يمكن استخدام إحداها أو بعضها في جميع الظروف أو المواقف, بل لكل أسلوب تدريبي مجاله الذي يمكن أن يحقق أفضل النتائج. وبهذا فإن اختيار الأسلوب التدريبي المناسب يتوقف بالدرجة الأولى على المدرب وشخصيته ومدى إلمامه بالأسلوب التدريبي المنتقى وطبيعة المتدربين ومستوياتهم العلمية, ونوع البرنامج التدريبي, ووقت ومكان التدريب وميزانية التدريب (7) .

وبهذا فإن المدرب أو الخبير هو المايسترو الذي يتحكم في طبيعة أسلوب التدريب وممارسته, ويغير ويبدل كيفما يشاء في الوقت الذي يشاء في الموقف الذي يشاء.

 خامسًا- تنفيذ البرنامج التدريبي:

وهو عبارة عن الخطوة الأولى الفعلية للتنفيذ للعملية التدريبية, وهو الكيان الذي يضم المحتوى والأنشطة العلمية التي يمارسها المتدربون, ومكان التدريب, وأوقاته ووسائله, والشروط الواجب توافرها في كل من المدربين والمتدرب وأساليب التدريب والتقويم.

 سادسًا- تقييم التدريب:

تتضمن الخطة المقترحة وضع أسس تقييم البرنامج ومدى تحقيقه للأهداف الموضوعة والمعايير الموضوعية المستخدمة في التقييم في شكل درجات للحضور, والمشاركة والالتزام بالتعليمات والانصهار في العمل الجماعي, وقياس المعرفة والمهارة, والإنجاز في ظل قيود العمل, والتقييم يشمل كل من المدربين والمتدربين وظروف التدريب حتى يمكن رصد الإيجابيات والسلبيات والاستفادة منها في البرامج التالية.

وتحقق عملية التقييم في أنها الترمومتر الذي يكشف حجم نجاح أو فشل العملية التدريبية ويقيس تطورها. وبهذا فإن الدورات التدريبية بشكل عام تفيد في إعداد كوادر إعلامية مهمة تفيد العلاقات العامة ونجاحها في المؤسسات المختلفة, ويرقى بممارسي المهنة علميًا وعمليًا. فإذا كانت الإدارة العليا تعرف من خبرتها الطويلة أن عجلة القيادة ينبغي أن تظل دائمًا في يدها (8), كذلك فإن العلاقات العامة يجب أن تعي جيدًا أن تدريب كوادرها والاهتمام بهم مهنيًا وأخلاقيًا هو هدفها وغايتها لتحقيق المصالح الأساسية لمنظماتها.

 وبهذا فإنه يجب أن تظل قضية تنمية موارد القوى العاملة تحظى بأولوية من قبل واضعي السياسات والمخططين, وأن الحاجة إلى مواءمة التدريب لظروف البلاد وتطلعاتها, والروابط الوثيقة من الاتصال والتنمية, كلاهما يحبذ بقوة التدريب الذي يقدم الموقع, ويحظى اليوم مبدأ تنظيم التدريب الأساسي محليًا أو إقليميًا في ظروف ثقافية مألوفة بتأييد واسع النطاق, ويتعين الأخذ به والتوسع فيه (9).

 وخلاصة القول أن إعداد وتدريب ممارسي العلاقات العامة أمر غاية في الأهمية لا يمكن أن تقوم به جهة واحدة بمفردها, مهما كانت إمكاناتها وجهودها الصادقة, ولا بد من تضافر الجهود والتعاون والتنسيق بين الجهات المختلفة التي تهتم بهذا الموضوع, ويعنيها النجاح في الارتقاء بمستوى التدريب, والإعداد حتى تستطيع العلاقات العامة تحقيق المزيد من الكفاءة والفعالية والقوة.

-----------------------------------------------------------------

نموذج تطبيقي لدورة تدريبية في مجال العلاقات العامة :

* عنوان الدورة: "فن التعامل مع الآخرين".

* نوع الدورة: عامة.

* المجال: العلاقات العامة.

* زمن الدورة: أسبوعيًا بواقع 60 ساعة تدريبية خمسة أيام أسبوعيًا, وست ساعات يوميًا.

* مدة تنفيذ الدورة: 1/ 1/ 2003م حتى 10/ 1/ 2003م.

* أهداف الدورة:

- تزويد المتدرب بمعلومات حول فن التعامل مع الآخرين, وطرق الاتصال, وأنواعه, وكيفية ممارسته معهم.

- إكساب المتدرب مهارة الحديث, ومهارة الاتصال, وأنواعها المختلفة مع الموظفين والمرءوسين في المنظمة.

- إكساب المتدرب خبرة حول كيفية إيجاد علاقة سلوكية طيبة بينه وبين عملائه وزملائه, وكل من يتعامل معهم في نطاق المؤسسة.

- التعرف على النواحي النفسية والاجتماعية في طبائع النفوس, وكيفية التعامل معها ومعرفة مفتاح شخصية كل فرد.

* شروط الالتحاق بالدورة:

- أن يكون المتدرب حديث الالتحاق بالعمل في مجالات العلاقات العامة.

- التفرغ الكامل للمتدربين خلال أيام الدورة.

- لا يزيد عدد المتدربين عن خمسة عشر متدربًا.

- أن يكون دارسًا لأصول مهنة العلاقات العامة وطبيعتها.

- أن يكون ملتحقًا بعمل العلاقات العامة في إحدى المؤسسات المختلفة.

* محتوى الدورة:

- مفهوم الاتصال الجماهيري.

- أسس العلاقات الجيدة.

- القيم الأخلاقية في التعامل مع الآخرين.

- عوامل كسب الجمهور.

- كيفية التأثير في الجمهور.

- مهارات الاتصال الجيد نحو الآخرين.

- أحداث مفتعلة وتطبيقاتها ميدانية حول موضوع الدورة.

* أساليب التدريب:

- محاضرات نظرية- مناقشات جماعية- تدريبات داخل القاعات- تدريبات ميدانية.

- عناصر تقييم الدورة:

الانتظام والمشاركة- العمل الجماعي- الابتكار- الإنجاز في ظل قيود الوقت- تقييم النماذج التطبيقية- توزيع استمارة استقصاء للمتدربين لتقييم أداء المدربين وطرق التدريب, والجوانب الإيجابية والسلبية للدورة.

-----------------------------------------------------------------

 مثال تطبيقي رقم (1) للدورات التدريبية لممارسي العلاقات العامة:

 أ. برامج تدريبية مقترحة لإعداد الكوادر المتخصصة في العلاقات العامة القائمة برسالتها في القرون المقبلة:

وهي تشمل برامج تدريبية متخصصة عن العلاقات العامة: طبيعتها, مقوماتها, أهدافها, واقعها, التحديات التي تواجهها, شروط الالتحاق بها, المهارات الفنية المرتبطة بها وتنميتها, خططها, المؤتمرات الدولية التي تعقدها.

ب. برامج تدريبية خاصة لأخلاقيات المهنة وقواعد السلوك المهني:

وهي تشمل إعداد الممارسين علميًا وعمليًا على طبيعة المهنة وأصولها, وعلى مبادئها وضوابط أخلاقيات المهنة, وكذلك التعرف على مواثيق الشرف الخاصة بالمهنة وكيفية تطبيقها. والتعرف على أهم القيم المهنية والأخلاقية التي يمتهنها المهني في مهنته وفي أدائه لرسالته. وكيفية التعامل مع المؤسسة والجمهور أثناء الأزمات في المواقف الصعبة.

 ج. برامج تدريبية خاصة في تأهيل الكادر للعمل المهني:

وتتناول هذه الدورة الارتقاء بالمهني عمليا وتطوره من خلال معرفة وسائل الاتصال الإلكترونية والتدريب عليها, وعلى تكنولوجيا الاتصال الحديثة المتطورة, وكيفية التعامل معها. ويشمل برنامج الدورة كذلك تدريب عملي وميداني حول التعامل مع هذه الوسائل, وتكثيف الدورة على التدريب الميداني حتى يستوعب الممارس إجادة التعامل مع شبكة الإنترنت والإيميل والخدمات الإلكترونية, والاتصال عن بعد, وإرسال الفاكسات والبيانات, والتصوير الإلكتروني... وغيرها.

وكذلك معرفة فنون الصحافة وقواعدها من إعداد, وحوار, وإخراج, وتصوير, وإنتاج, وإرسالها إلى الصحفيين وكيفية التعامل معهم.

 د. برامج تدريبية خاصة في العمل المهني للعلاقات العامة بشكل عام:

وهي براج تدريبية متخصصة لفريق عمل متكامل تشارك فيها الجمعيات والاتحادات والنقابات العالمية والمحلية, والجمعيات الدولية للعلاقات العامة, ومعاهد الإدارة, وكذلك الجمعيات الدولية والنقابات العالمية للإدارة والخدمة العامة تكون مهمتها إعداد قواعد وبيانات مهمة تخدم العمل الإداري بشكل عام, وتحدد طبيعة ونمط ممارسي العلاقات العامة, وتتناول كافة القضايا الإدارية, وتركز على: 

  أن العمل الإداري فن في المقام   الأول, ولا بد أن يتحلى بالتخطيط والتوجيه السليم حتى لا تتخبط الإدارات بعضها   البعض.  

    أن توضح أن عمل العلاقات العامة عمل   هادف ومنظم ولا غنى عنه في أي مؤسسة من المؤسسات, وأنها تركن إلى إيجاد بيئة   منظمة وطبيعة هادفة بين باقي الإدارات والجمهور الداخلي والخارجي للمؤسسات.   

  أن تبرز حرص العلاقات العامة على   رفض كل من يسيء إلى المهنة, وممارسة التسيب وعدم الانضباط والتراخي في أداء   الواجب, وكل السلوكيات البغيضة التي تسيء إلى المهنة بشكل خاص, أو حتى إلى العمل   الإعلامي بشكل عام.  

    أن تجعل رسالة العلاقات العامة   رسالة سامية, ولها دور مهم وأمانة يجب أن تؤديها.  

    وضع الأسس والضوابط والخطط الموجهة   للعمل الإداري بشكل عام ونجاح إدارة العلاقات العامة في أعمالها, وتوجيهها الوجهة   السليمة بشكل خاص, لما لها من دور مهم ومؤثر على طبيعة باقي الإدارات الأخرى في   المؤسسة.

الاهتمام بمعاهد التدريب للعلاقات العامة والإدارة:

ويمكن تنفيذ هذه البرامج التدريبية المقترحة من خلال المعاهد التدريبية الموجودة في العالم, وفي مقدمتها جمعية العلاقات العامة العربية الموجودة في مصر, وجمعية العلاقات الأمريكية, وكذلك الجمعية الدولية للمعاهد الإدارية, واتحادات النقابات العالمية للإدارة والعلاقات العامة, وكذلك وزارة الإعلام.

وبهذا فإن العملية التدريبية إذا لقيت هذا الاهتمام في إطار من التخطيط العلمي السليم والدعم المالي الكافي, لارتفع مستوى أداء العلاقات العامة علميًا وعمليًا, وارتقت إلى مستوى أفضل يليق بالمهنة وممارسيها.